MANAGEMEN KEPEMIMPINAN: ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN ORGANISASI KEMAHASISWAAN UNDIKSHA SINGARAJA

LATIHAN KEPEMIMPINAN MAHASISWA

OLEH

DRS. I MADE PAGEH, M.HUM.

NIP 131782332

1. Pengantar

guruan Tinggi merupakan lembaga akademik yang memiliki tugas dan tanggung jawab untuk membina dan mengembangkan peserta didik (mahasiswa) sesuai dengan tujuan pendidikan nasional seperti disebutkan dalam Undang-Undang Sisdiknas No. 20/2003, yakni: “mengembangkan potensi mahasiswa, agar menjadi manusia yang beriman dan bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, berakhlak mulia, sehat, berilmu, cakap, kreatif, mandiri dan menjadi warga negara yang demokratis serta bertanggungjawab terhadap nusa dan bangsa”.

Pelatihan kepemimpinan pada dasarnya adalah memberikan bekal seperangkat ketrampilan dan kemampuan untuk memanage Mahasiswa, agar dapat berbuat semaksimal mungkin dalam memanfaatkan solf skills dan hard skills-nya dalam memimpin, berdasarkan potensi yang ada (eksternal dan internal), terutama dalam kegiatan kemahasiswaan dalam bidang penalaran dan pendidikan, minat dan bakat, bhakti sosial, dan meningkatkan kesejahtraannya. Dalam usaha itu, banyak konflik kepentingan yang muncul baik internal maupun eksternal, sehingga perlu dibekali bagaimana memanage konflik kpentingan itu dapat berubah menjadi konflik yang produktif. Juga bagaimana mahasiswa dapat belajar mendewasakan diri dalam berorganisasi (paham surat-menyurat, etika birokrasi, mengerti struktur dan fungsi birokrasi) dan dapat bertanggungjawab secara birokrasi sesuai dengan kedudukan yang ada pada dirinya. Merencanakan, melaksanakan, menyelengarakan program untuk tujuan yang sama terkait dengan visi dan missi lembaga, merupakan bagian dari pemahaman wajib pemimpin mahasiswa. Rapat-rapat rutin maupun istimewa misalnya dalam kegiatan pelaksanaan program, pemilihan struktur kepengurusan, pertanggungjawaban adalah melekat dalam kesehariannya. Jika mahasiswa tidak dibekali dengan kemampuan minimal dalam kepemimpinan dalam hal ini administrasi kesekretariatan mahasiswa, nampaknya sangat sulit untuk solid dalam kepemimpinannya. Pelatihan saat ini ada bagian yang khusus menyangkut Administrasi kesekretariatan, di samping pelatihan dasar kepemimpinan yang lain. 

            Upaya perguruan tinggi dalam mewujudkan insan cerdas dan kompetitif secara nasional di bidang kemahasiswaan dilakukan melalui penyelenggaraan program intrakurikuler dan ekstrakurikuler. Program intrakurikuler adalah kegiatan pendidikan yang terstruktur dan terjadwal, dan pelaksanaannya menggunakan Sistem Kredit Semester (jaminan mutu formal/hard skills), sedangkan program ekstrakurikuler merupakan kegiatan kemahasiswaan sebagai penunjang kegiatan kurikuler (tidak menjadi jaminan mutu pendidikan formal, tetapi berpengaruh 80%/solf skills). Semuanya ini hanya diwadahi dengan organisasi kemahasiswaan, hanya untuk mengisi waktu luang. Pengalaman menunjukkan bahwa masih banyak mahasiswa yang belum cerdas dalam memanage organisasi, administarasi atau kesekretariatan, seperti membuat surat, teknik pengiriman dan pengarsipan surat. Kendala lain yang sering dialami mahasiswa terkait dengan organisasi adalah kurangnya wawasan, sikap dan keterampilan sebagai pemimnpin, berkomunikasi secara efektif, memanage waktu dan pembagian kerja, merumuskan masalah, membuat rencana kerja, mengambil keputusan secara tepat, dan juga kurangnya kesadaran anggota organisasi dalam kerja tim. Dan juga pengarsipan dan pelaporan kegiatannya secara baik dan benar dilihat dari struktur birokrasi berlaku pada umumnya.

Bertolak dari kondisi di atas, maka dipandang perlu untuk membekali mahasiswa tentang wawasan, sikap dan keterampilan berorganisasi melalui kegiatan pelatihan kepemimpinan, termasuk di dalamnya memanange administrasi kesekretariatan (surat menyurat dan pelaporan kegiatan).

2. Hakikat dan fungsi Administrasi Kesekretariatan

Administrasi adalah “rangkaian kegiatan mulai dari penetapan tujuan sampai dengan penetapan cara penyelenggaraan pembinaan organisasi” (Amran:2000). Pada dasarnya dapat dikatakan bahwa administrasi merupakan rangkaian kegiatan yang berkaitan dengan penataan yang meliputi :

• merencanakan kegiatan
• menyusun dan membagi tugas dengan bawahan
• menetapkan hubungan kerja secara hierarkhi birokratis kemahasiswaan
• mengarahkan dan menyelaraskan kegiatan secara harmonis, dengan kuliah
• mengendalikan dan  menyempurnakan berbagai kekurangan untuk mencapai tujuan.

Fungsi administrasi kesekretariatan adalah merumuskan, menggunakan dan mengendalikan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan informasi dan teknologi. Prinsip dasar yang harus dipegang dan diterapkan secara konsisten dalam administrasi kesekretariatan adalah sederhana, fleksibel, kesatuan komando, dan praktis. Kesekretariatan merupakan bagian dari kegiatan administrasi yang disebut  administrasi  kesekretariatan.

3. Surat Menyurat dan Pengarsipannya

Sebuah organisasi modern wajib menyampaikan informasi melalui surat dalam berbagai bentuk kegiatan, kecuali sebuah kegiatan yang bersifat informal atau penunjang kegiatan organisasi yang dibutuhkan dalam rangka koordinasi berbagai persoalan yang akan diselesaikan dalam kinerja pemimpin sebuah organisasi. Kini peranan SMS dan telpon melalui HP tidak mengurangi makna sebuah koordinasi, dalam organisasi kemahasiswaan. Kecuali surat berkait kegiatan yang memiliki konsekuensi pertanggungjawaban politik, finansial, dan penggunaan fasilitas publik.

Tata laksana surat-menyurat etika yang dipegang adalah etika birokrasi, yang di dalamnya ada struktur birokrasi yang secara struktural ada sistem pertanggungjawaban secara berjenjang, sangat perlu diperhatikan dalam membuat surat. Etika birokrasi dalam lembaga dan atau organisasi pada  masyarakat modern, juga sangat memegang peranan penting dalam menunjang kelancaran kegiatan untuk mencapai tujuan orgnisasi.

Kesalahan dalam manajemen tata persuratan akan menimbulkan kesalahan informasi yang pada akhirnya bermuara pada gagalnya pencapaian tujuan organisasi. Biasanya diikuti dengan kritikan oleh peserta rapat bahwa dikatakan pimpinan tidak tahu anggah-ungguh, tidak tahu struktur organisasi/birokrasi, tidak tahu peranan dan fungsi dalam organisasi, dalam bahasa lokalnya disebut sesana manut linggih, linggih manut sesana, terutama dalam membuka, melaporkan, menyambut, mengarahkan, memimpin rapat, menyimpulkan dan menutup sebuah kegiatan organisasi kemahasiswaan.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam surat-menyurat yang mengatasnamakan lembaga/organisasi:

      Prinsip surat birokrasi adalah one gate (satu pintu): maksudnya surat ke luar dipertanggngjawabkan oleh top pimpinan. Misalnya  surat untuk intern  jurusan, hanya untuk lingkungan jurusan di Fakultas sendiri, cukup ditanda tangani oleh Ketua HMJ. Surat ke luar jurusan diketahui oleh Ketua Jurusan. Ke luar Fakultas di lingkungan Undiksha, diketahui oleh Dekan atau yang mewakilinya. Keluar Lembaga (Undiksha) diketahui oleh Rektor atau a.n Rektor dilaksanakan oleh Pembantu Rektor sesuai bidangnya.

      Ke luar Fakultas wajib ada Cap Fakultas, jika tidak maka surat tersebut tidak benar secara birokrasi, melanggar etika birokrasi. Biasanya diampuni, tidak konsekuensi hukum tetapi dianggap tidak memiliki pemahaman birokrasi/organisasi.

       Posisi yang menandatangani, juga dari terbawah strukturnya secara birokrasi ada paling atas posisinya (bercap panitia), sedangkan yang paling bertanggung jawab secara birokrasi ada pada urutan paling bawah (bercap lembaganya, unit, atau bagian organisasi) penanggungjawab terakhir.

      Tembusan surat wajib dibuat dalam surat resmi, sebagai pertanggungjawaban, laporan, legitimasi formal (terutama kalau muncul masalah di kemudian hari pimpinan tertinggi di lemmbaganya tidak dapat cuci tangan); sebagai arsip wajib bagi panitia untuk antisipasi pertanggungjawaban administrasi kantor. Jika telah ada tembusan arsip tetapi tidak ada arsipnya itu kesalahan sekretariat atau sekretris yang tidak berfungsi.

      Ciri surat resmi ada: Nomor....; Lamp.....; Hal....

      Ucapan Yth. Hanya ada satu, yaitu pada pejabat birokrasi tertinggi, sedangkan yang lainnya, cukup yang dihormati:... bergantung pada kondisi dan acara formal/informalnya.

      Jika ditujukan ke kolektif, maka cukup dibuat DI LINGKUNGAN .. baru kemudian diisi nama pejabatnya, pada pojok kanan atas surat.

Banyak hal lain secara detail yang harus diperhatikan, tetapi hal ini membutuhkan pengalaman dan kecerdasan tersendiri.

(a) Jenis-Jenis Surat

Surat merupakan sarana komunikasi dalam menyampaikan informasi tertulis oleh satu pihak ke pada pihak lain. Saat ini terdapat berbagai jenis surat, baik mengenai bentuk, sifat, isi, tujuan, dan cara penyampaiannya. Menurut Ammar Pratama (2000) ada beberapa jenis surat, digunakan di antaranya: (a) Surat Pribadi, (b) Surat Niaga, dan (c) Surat Resmi (yang  Jenis surat menurut Kepmendikbud RI No.091/U/1995 tentang Pedoman Tata Persuratan dan Kearsipan di Lingkungan Depdikbud adalah sebagai berikut.

Surat Dinas: Surat dinas adalah surat yang berisi hal penting  berkenaan dengan administrasi pemerintahan dan pembangunan yang dibuat oleh lembaga pemerintahan. Surat dinas terdiri atas bagian-bagian : kepala surat, pembuka surat, isi surat, dan penutup surat.

Nota Dinas: Nota dinas adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau oleh bawahan kepada atasan atau setingkat yang berisi kan catatan singkat tentang suatupokok persoalan kedinasan. Nota dinas terdiri atas bagian-bagian : kepala nota dinas, pembuka nota dinas, isi nota dinas, dan penutup nota dinas.

Memo: Memo adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tentang pokok persoalan kedinasan. Memo terdiri atas bagian-bagian : kepala memo, pembuka memo, isi memo, dan penutup memo.

Surat Pengantar: Surat pengantar adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat yang berisi penjelasan singkat tentang surat, dokumen dan/atau barang atau bahan lain yang dikirimkan. Surat pengantar terdiri atas bagian-bagian : kepala surat, pembuka surat, isi surat, dan penutup surat.

Surat Kawat: Surat kawat atau telegram adalah surat singkat dengan menggunakan kata-kata biasa dan/atau kata sandi mengenai suatu hal yang perlu cepat diselesaikan dan ditulis dalam formulir yang telah ditentukan serta dikirim melalui telegraf.

Surat Keputusan: Surat keputusan adalah surat yang berisi keputusan tentang suatu hal yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang untuk itu. Surat keputusan terdiri atas surat yang bersifat mengatur dan dan surat yang bersifat menetapkan.

Surat Edaran: Surat edaran adalah surat yang berisi penjelasan atau petunjuk tentang cara pelaksanaan suatu peraturan perundang-undangan dan/atau perintah yang telah ada. Surat edaran terdiri atas bagian-bagian : kepala surat, pembuka surat, isi surat, dan penutup surat.

Surat Undangan: Surat undangan adalah surat pemberiatahuan kepada seseorang untuk menghadiri suatu acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan. Surat undangan terdiri atas bagian- bagian : kepala surat, pembuka surat, isi surat, dan penutup surat.

Surat Tugas: Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan suatu kegiatan. Surat tugas terdiri atas bagian-bagian : kepala surat, pembuka surat, isi surat, dan penutup surat.

Surat Kuasa:Surat kuasa adalah surat yang berisi kewenangan penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan suatu kegiatan atas nama pemberi kuasa. Surat pengantar terdiri atas bagian-bagian : kepala surat, pembuka surat, isi surat, dan penutup surat.

Surat Pengumuman: Surat pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan mengenai suatu hal yang ditujukan keada pegawai atau masyarakat. Surat pengumuman terdiri atas bagian-bagian : kepala surat, pembuka surat, isi surat, dan penutup surat.

Surat Pernyataan: Surat pernyataan adalah surat yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawaban atas pernyataan tersebut. Surat pernyataan terdiri atas bagian-bagian : kepala surat, pembuka surat, isi surat, dan penutup surat.

Surat Keterangan: Surat keterangan adalah surat yang berisi keterangan mengenai suatu hal agar tidak menimbulkan keraguan. Surat keterangan terdiri atas bagian-bagian : kepala surat, pembuka surat, isi surat, dan penutup surat.

Berita Acara: Berita Acara adalah surat yang berisi laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa  mengenai waktu kejadian, tempat kejadian, keterangan, dan petunjuk lain sehubungan dengan kejadian atau peristiwa tersbut.

(b) Sifat dan Derajat Surat: Sifat surat terdiri atas: surat sangat rahasia, surat rahasia, surat terbatas, dan surat biasa.

      (1) Surat sangat rahasia adalah surat yang informasinya membutuhkan pengamanan yang sangat tinggi. Tingkat pengamanan informasi surat erat kaitannya dengan keamanan dan keselamatan negara serta hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berhak menerima. (2) Surat rahasia adalah surat yang informasinya membutuhkan pengamanan tinggi. Tingkat pengamanan informasi surat erat kaitannya dengan keamanan kedinasan dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk. (3) Surat terbatas adalah surat yang informasinya memerlukan pengamanan. Tingkat pengamanan informasi surat erat kaitannya dengan tugas khusus kedinasan dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk. (4) Surat biasa adalah surat yang informasinya tidak memerlukan pengamanan khusus.

      Derajat surat terdiri atas: kilat (sangat segera), segera, dan biasa. Kilat adalah derajat surat yang isinya harus segera diketahui oleh penerima surat dan penyelesaiannya harus dilakukan pada kesempatan pertama. Segera adalah derajat surat yang isinya harus segera diketahui oleh penerima surat atau ditanggapi penerima surat. Biasa adalah derajat surat yang penyampaian dan penyelesaiannya tidak seperti kilat dan segera.

Sifat surat segera terkait dengan koordinasi, rapat penting dan sifatnya sangat segera biasanya pengantar surat dibekali dengan ekspedisi dalam pengirimannya. Dan biasanya diwajibkan bertemu dengan orang yang dituju oleh surat itu. Hal ini untuk menghindari berbagai alasan ketidakhadirannya dalam undangan itu, terutama alasan tidak mendapat surat undangan, ini hanya bisa dikanter dengan menunjukkan tanda tangan penerima dalam ekspedisi.

Penomoran surat telah diatur secara resmi dalam lembaga, kecuali surat panitia (ad hoc) ditetapkan secara tersendiri dengan budaya administrasi secara konvensi telah dilakukan di lingkungannya sendiri.

(c) Pengarsipan Surat

Di samping pembuatan dan pengiriman surat harus dilakukan dengan baik dan benar, masalah pengarsipan dan pencatatan surat juga memegang peranan penting dalam administrasi kesekretariatan. Tata cara pengarsipan surat dapat dilakukan dengan menggunakan sistem berikut.

      Sistem masalah (subject filling system) adalah penyimpanan arsip atau dokumen yang pengelompokannya berdasarkan klasifikasi masalah serta harus tetap dipertahankan keutuhan kelompoknya agar rincian masalah berada di bawah masalah pokok yang sama.

      Sistem Abjad (alphabetic filling system) adalah penyimpanan arsip atau dokumen yang disusun berdasarkan abjad (abjad nama orang, nama badan, nama tempat, atau nama organisasi) yang termuat dalam arsip.

      Sistem Tanggal (chronological filling system) adalah penyimpanan arsip atau dokumen berdasarkan tanggal yang tertera pada setiap arsip.

      Sistem Nomor (numeric filling system) adalah penyimpanan arsip atau dokumen berdasarkan urutan nomor atau angka.

      Sistem Wilayah (geographic filling system) adalah penyimpanan arsip atau dokumen berdasarkan wilayah asal surat (Kabupaten, Propinsi, Universitas, Fakultas, Jurusan, Organisasi, dll.).

Satu hal yang tidak kalah pentingnya dalam tata persuratan adalah pencatan surat. Pencatatan surat masuk atau surat ke luar dilakukan pada buku agenda surat masuk dan atau buku agenda surat keluar. Pencatatan surat ini dilakukan untuk memudahkan penelusuran surat bilamana diperlukan.

3. Laporan Pelaksanaan dan Pertanggungjawaban Kegiatan

            Merupakan suatu kewajiban bagi pelaksana (panitia) untuk melaporkan hasil pelaksanaan kegiatan sekaligus mempertanggungjawabkan kegiatan yang telah dilaksanakan. Laporan pelaksanaan dan pertanggungjawaban kegiatan ini dibuat secara tertulis yang selanjutnya disampaikan secara terbuka dalam suatu pertemuan (rapat). Dalam hal ini forum dapat menerima atau menolak laporan yang disampaikan berdasarkan alasan yang rasional.

REFERENSI

Ammar Pratama Z. 2000. Teknik Menulis Surat Menyurat Lengkap.Yogyakarta : Bintang Cemerlang.

Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI Nomor 091/U/1995.

Depdikbud. 1995. Pedoman Tata Cara Persuratan dan Kearsipan di Lingkungan Pemerintah. Jakarta: Depdikbud.

Depdiknas. 2001. Kurikulum Minimal dan Contoh Bahan Pelatihan Kepemimpinan.  Kakarta: Depdikbud.

Keterampilan Manajemen Mahasiswa Tingkat Menengah. Ditjen Dikti : Jakarta.

Miftah Toha. 2000. Kepemimpinan dalam Manajemen. Jakarta : Rajawali Press.

Pageh, I Made. 2005. ”Konsep Dasar Kepemimpinan”, Makalah. Disampaikan dalam Latihan Kepemimpinan di FP MIPA.